Enregistrement d’un bail de location : quand, comment et pourquoi?

L’enregistrement d’un bail de location est une formalité obligatoire qui est imposée par le code des droits d’enregistrement. Cet enregistrement permet notamment de donner une date certaine au contrat de bail et de le rendre opposable à tous. Enregistrement d’un bail de location : quand, comment et pourquoi ? GARLOC.be répond à toutes vos questions !

En quoi consiste l’enregistrement d’un bail de location ?

Lors de l’enregistrement d’un bail de location, le bureau Sécurité juridique compétent inscrit les données principales du contrat de bail écrit dans un registre. Pour les baux soumis au format papier, cette inscription est alors confirmée par la réception de la relation d’enregistrement du contrat.

Attention ! Si vous avez reçu un accusé de réception du SPF Finances, cela signifie seulement que votre demande a bien été reçue. Si cette dernière est recevable, un deuxième document vous sera envoyé : c’est la relation d’enregistrement. Ce document constitue quant à lui la preuve que votre bail a bien été enregistré. Dans le cas où votre demande n’est pas recevable, vous recevrez éventuellement une demande d’informations supplémentaires. Le cas échéant, votre demande sera refusée.

Une fois enregistrés, les contrats soumis au format numérique par le biais de l’application MyRent pourront être consultés dans MyMinFin. À cette fin, il vous suffit de vous connecter à la plateforme via Itsme ou à l’aide de votre e-ID. Vous pourrez alors vérifier si votre contrat de bail a bien été enregistré en cliquant sur “Consulter mes baux de location” au sein de la rubrique “Mon habitation et mes biens immobiliers”.

Pourquoi procéder à l‘enregistrement d’un bail de location ?

L’enregistrement d’un contrat de bail permet de lui donner une date certaine. Cela signifie que le contrat enregistré est opposable aux tiers et que personne ne pourra le contester. Cette formalité est donc importante tant pour la protection du bailleur que pour celle du locataire.

Protection du bailleur

Si le bailleur a enregistré le bail de location d’un logement utilisé comme résidence principale, le locataire sera tenu de donner un préavis afin de mettre fin au contrat.
L’enregistrement d’un contrat de bail lié à un immeuble mis en location dans ce même contrat présente également un avantage. En effet, si cet immeuble est en partie loué à titre de résidence et en partie à d’autres fins (bureau, magasin,…), les revenus seront alors calculés et imposés de façon distincte pour chaque partie. À l’inverse, si le bail de location n’a pas été enregistré, le total des revenus locatifs nets est alors imposable.

Protection du locataire

Si le contrat de bail d’un logement utilisé comme résidence principale a été enregistré, le locataire jouit d’une protection légale. En cas de vente de l’immeuble qu’il loue, il est ainsi protégé d’une expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur. En effet, ce dernier sera tenu de respecter le contrat de bail enregistré.

Que vous soyez bailleur ou locataire, assurez-vous de bénéficier d’une couverture optimale grâce aux assurances locatives.

Qui est tenu de procéder à l’enregistrement d’un contrat de bail ?

Si le contrat de bail concerne un immeuble qui est exclusivement affecté au logement d’un ménage ou d’une personne seule :

Le bailleur doit obligatoirement faire enregistrer le bail de location.
Le locataire peut également (mais n’est pas obligé) faire enregistrer le bail de location.

Si le contrat de bail concerne un immeuble qui n’est pas exclusivement affecté à l’habitation d’un ménage ou d’une personne seule, le bailleur ou le locataire doivent obligatoirement le faire enregistrer. Il peut par exemple s’agir d’une maison avec commerce, d’un bâtiment industriel ou encore d’un immeuble de commerce.

À noter : tout contrat de bail qui concerne un logement affecté à titre de résidence principale doit être fait par écrit. Cette mesure ne concerne ni les kots étudiants, ni les résidences secondaires.

Comment enregistrer un contrat de bail ?

L’enregistrement d’un bail de location peut être effectué de deux façons :

Enregistrer un contrat de bail en ligne via MyMinfin

Commencez par vous identifier via Itsme ou à l’aide de votre e-ID.
Dans “Accueil”, cliquez sur “Mon habitation et mes biens immobiliers” puis sur “Faire enregistrer un contrat de bail”.
Cliquez sur “Contrats de location” et sélectionnez « Déposer votre contrat”.
Indiquez les informations demandées.
Cliquez sur “Parcourir” pour télécharger votre contrat de bail au format PDF.
Cliquez sur “Envoyer”.

Bon à savoir : vous pouvez tout à fait enregistrer un contrat de bail pour un ami ou un membre de votre famille. Il ne faut en effet pas obligatoirement être partie prenante au contrat afin de la faire enregistrer.

Enregistrer un contrat de bail par la poste

Introduisez une demande de formulaire standard au SPF Finances pour l’enregistrement d’un contrat de bail. Cette demande peut être effectuée par téléphone, au 02.572.57.57 ou via leur Formulaire Web.
Envoyez le formulaire original au centre de scanning du SPF Finances dont l’adresse figure sur le formulaire. Joignez-y une copie du contrat de bail et veillez à ce que l’enveloppe soit suffisamment affranchie.

À noter : la réception du formulaire par courrier postal peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables. Le délai pour l’enregistrement (voir plus bas) devant toujours être respecté, il est préférable, si la date limite pour l’enregistrement de votre contrat est proche, de faire le nécessaire via MyMinfin. Et ce, en vue de ne pas être hors délai et d’ainsi éviter toute amende de retard.

Quelles informations doit comporter un contrat de bail ?

En vue de pouvoir enregistrer votre bail de location, le contrat doit obligatoirement comporter au minimum les mentions suivantes :

Les nom et prénom, date et lieu de naissance ainsi que l’adresse du bailleur.
Les nom et prénom, date et lieu de naissance ainsi que l’adresse du locataire.
Pour les personnes morales : l’adresse et la dénomination sociale du siège social ainsi que le numéro d’entreprise. Si aucun numéro d’entreprise n’a encore été attribué : le siège social avec une certification de l’absence d’attribution du numéro d’entreprise dans une déclaration complétive signée au pied de l’acte ou dans l’acte.
L’adresse ainsi que le descriptif du bien loué, idéalement avec les références cadastrales.
La durée de la location ainsi que la date à laquelle elle prend cours.
Le montant du loyer et des charges.
La date de signature du contrat.
Les signatures du locataire et du bailleur.

Dans quels délais faut-il faire enregistrer un bail de location ?

Le délai d’enregistrement varie selon l’affectation du bien loué. Si l’immeuble est exclusivement affecté à l’habitation d’un ménage ou d’une personne seule, le contrat de bail doit être enregistré endéans 2 mois suivant la signature du contrat.

Si l’immeuble n’est pas exclusivement affecté à l’habitation d’un ménage ou d’une personne seule, ce délai est de 4 mois. En outre, le paiement des droits doit être effectué avant la fin de ce délai. Le cas échéant, une amende de retard sera facturée.

Bon à savoir : si le dernier jour du délai imparti est un jour de fermeture des bureaux, le délai est alors prolongé jusqu’au premier jour ouvrable suivant son échéance.

Que coûte l’enregistrement d’un contrat de bail ?

Pour un immeuble exclusivement affecté à l’habitation d’un ménage ou d’une personne seule, l’enregistrement du bail de location est gratuit.

Pour un immeuble qui n’est pas exclusivement affecté à l’habitation d’un ménage ou d’une personne seule, cette procédure est payante. Les droits d’enregistrement s’élèvent alors à 0,2% de la somme cumulée des loyers ainsi que des charges imposées au locataire pour la durée totale du bail, avec un minimum que ne peut être inférieur au droit fixe général de 50 €.

Exemple : pour un bail de 3 ans (36 mois) dont le loyer et les charges mensuelles sont respectivement de 900 € et de 100 €, le coût de l’enregistrement est calculé comme suit : (36 x 900 + 36 x 100) x 0,2% = 72 €.

Que peut-il se passer si un contrat de bail n’a pas été enregistré ?

Comme mentionné ci-dessus, une amende est facturée lorsque le délai imparti pour l’enregistrement d’un bail est dépassé.

En outre, en cas d’absence de bail de location, d’autres conséquences éventuelles sont à noter :

Si le contrat de bail concerne une résidence principale et qu’il est d’une durée minimum de 3 ans, le locataire peut y mettre fin sans préavis.
Si le contrat de bail concerne une résidence principale et que celle-ci est mise en vente, le locataire ne pourra pas s’opposer à une expulsion par le nouveau propriétaire.
Si le contrat de bail concerne un immeuble loué en partie à titre de logement et en partie à d’autres fins, le propriétaire sera imposé sur le total des revenus locatifs nets.

Faut-il enregistrer l’état des lieux ainsi que les annexes qui doivent être jointes au bail de location ?

L’état des lieux doit être enregistré. Cet enregistrement est gratuit pour les lieux dont l’enregistrement est également gratuit et dans les cas suivants :

L’état des lieux est présenté en même temps que le contrat de bail,
L’état des lieux est présenté après le contrat de bail mais la version originale de ce dernier ainsi qu’une copie sont joints à l’état des lieux.
L’état des lieux est présenté après le contrat de bail mais une déclaration écrite y est jointe. Cette déclaration doit alors stipuler que l’état des lieux concerne un contrat de bail enregistré gratuitement.

Si l’état des lieux concerne un contrat de bail pour un lieu qui n’est pas exclusivement réservé à l’habitation, il sera alors enregistré au droit fixe général. Ce dernier s’élève actuellement à 50 €.

La copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 ainsi que l’annexe de l’arrêté royal du 4 mai 2007 ne doivent pas être enregistrés. Cependant, s’ils sont joints au contrat, ces documents seront alors enregistrés gratuitement.

Enfin, les autres annexes telles que le certificat de performance énergétique ne doivent pas non plus être enregistrées. Mais elles seront elles aussi enregistrées gratuitement si elles sont jointes au contrat et que celui-ci les énumère.